Komplet faktur klientów z KSeF.
Braki widać od razu.

Faktury pobierają się same

Kilka razy dziennie pobieramy z KSeF 2.0 faktury sprzedażowe i zakupowe wszystkich klientów biura. Nie musisz czekać do końca miesiąca. Pobieranie możesz też uruchomić ręcznie i śledzić jego przebieg na żywo. Właściciel biura może jednym przełącznikiem wstrzymać całą automatyczną pracę aplikacji.

Z KSeF łączysz się własnym certyfikatem albo tokenem KSeF. Obsługujemy certyfikaty w praktycznie każdym formacie pliku od wystawcy, także certyfikaty osobiste. Fakturoskop tylko odczytuje faktury. Niczego nie wystawia ani nie zmienia. W tabeli „Dostęp klientów do KSeF” widzisz, którzy klienci nadali uprawnienia Twojemu biuru.

Braki i ryzyka trafiają do jednej kolumny

Porównujemy faktury, które wpłynęły do KSeF, z dokumentami, których oczekujesz od klienta. W kolumnie „Do wyjaśnienia” widzisz brakujące dokumenty, duplikaty, luki w numeracji sprzedaży i anomalie w zakupach. Przykład: dostawca wystawiał fakturę co miesiąc, a w tym miesiącu nie przyszła żadna. Paragony, wyciągi czy potwierdzenia ZUS oznaczasz jako dokumenty cykliczne. Po ich otrzymaniu oznaczasz je jako otrzymane ręcznie albo importujesz plik CSV z rejestru dokumentów.

Faktura z tym samym numerem, od tego samego dostawcy i na tę samą kwotę zawsze trafia na listę. Inaczej jest z „możliwymi duplikatami”. To faktury na tę samą kwotę, ale z różnymi numerami, na przykład za dwa tankowania po 100 zł. Takie pozycje wyciszasz progiem kwotowym i listą wykluczonych NIP-ów. Ustawiasz je w szablonie biura i w razie potrzeby doprecyzowujesz dla konkretnego klienta.

Wychwytujemy ryzyka podatkowe

Sprawdzamy status VAT klientów i ich kontrahentów w wykazie Ministerstwa Finansów, czyli na białej liście. Jeśli kontrahent przestaje być czynnym podatnikiem albo przychodzi nowa faktura zakupowa od sprzedawcy spoza wykazu, wysyłamy Ci e-mail. Dowiadujesz się o tym, zanim klient zapłaci. Identyfikator zapytania MF zapisujemy jako dowód należytej staranności.

Przy fakturach powyżej 15 000 zł sprawdzamy każdy rachunek sprzedawcy i pokazujemy, czy jest na białej liście. Faktury w walutach obcych przeliczamy po średnim kursie NBP.

Przy takich fakturach widzisz też pozycje z kodami wpisanymi przez sprzedawcę: PKWiU, GTU i znacznikiem załącznika 15. Nie musisz w tym celu otwierać KSeF. Oznaczamy faktury, przy których kody wskazują na załącznik 15, a brakuje adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”.

Gdy sprzedawca nie wpisał kodów, możesz włączyć podpowiedź AI. Do modelu przekazujemy wtedy tylko nazwy towarów lub usług z faktury — bez kwot. Model sprawdza, czy pozycja pasuje do załącznika 15. Wskazanie AI to podpowiedź, a nie werdykt. Faktura zostaje na liście do sprawdzenia. Fakturoskop tylko sygnalizuje. Brak sygnału nie oznacza, że obowiązku MPP nie ma. Decyzję „podlega / nie podlega MPP” podejmujesz Ty.

Pokazujemy też sygnały błędnej stawki VAT. Dotyczą trzech sytuacji: klient zwolniony z VAT wystawia faktury z VAT, klient kupuje z VAT od podmiotu zwolnionego albo nabywca z numerem VAT-UE dostaje fakturę z polską stawką. Na pulpicie oznaczamy je czerwoną plakietką „VAT!”.

Wpłaty dopasowują się do faktur

Wgrywasz wyciąg bankowy w formacie MT940, a Fakturoskop dopasowuje wpłaty do faktur sprzedażowych. Automatycznie rozpoznajemy odmiany formatu i kodowania polskich znaków stosowane w bankach, m.in. w PKO BP, Pekao, mBanku, ING i Santanderze. Jeśli wgrasz ten sam plik drugi raz, wpłaty się nie zdublują.

Widzisz to, czego nie pokazuje sam KSeF: wpłaty bez faktury sprzedażowej i faktury niezapłacone po terminie. Termin ustawiasz domyślnie dla całego biura albo osobno dla każdego klienta. Ostrzegamy tylko wtedy, gdy wyciągi obejmują cały sprawdzany okres. Dzięki temu nie wyciągamy wniosków z niepełnych danych.

Przypomnienia i raport trafiają do klientów

Klienci z zaległościami dostają uprzejme przypomnienie z listą pozycji do uzupełnienia i podpisem Twojego biura. W podglądzie zaznaczasz, kto je otrzyma. Klient, który dostał przypomnienie w ostatnich 7 dniach, jest domyślnie odznaczony. Jeśli klient zrezygnuje z przypomnień, zapamiętujemy to na stałe. Wiadomości wysyłasz z Fakturoskopu, a odpowiedzi trafiają na adres biura. Możesz też pobrać paczkę gotowych wiadomości w formacie .eml i wysłać je z własnej skrzynki.

Raport PDF dla firmy klienta tworzysz jednym kliknięciem. Raport ma logo, kolory i podpis biura. Gdy to potrzebne, zawiera też listę faktur do zapłaty w podzielonej płatności, oznaczonych przez sprzedawcę albo potwierdzonych przez Ciebie. W ten sam sposób pobierzesz zbiorczy raport biura za dowolny miesiąc. Znajdziesz w nim oceny klientów, pozycje do wyjaśnienia, wyniki sprawdzenia białej listy i transakcje powyżej 15 000 zł z oceną MPP. Dane z pulpitu, łącznie z obrotami klientów, wyeksportujesz do pliku CSV.